Il ne fait aucun doute que de nombreuses données historiques se perdent à la vitesse de la lumière depuis que le numérique a fait son apparition. Nous sommes mal équipés pour assurer la survie de ces données non conçues pour une préservation à long terme. Pourtant, elles sont toutes aussi importantes que les documents papier. Les générations futures perdent ainsi des traces importantes de leur histoire. Il en va de même pour les documents numériques qui peuplent vos ordinateurs personnels. Que laisserez-vous à vos descendants?
Pourtant, il existe des solutions et elles ne sont pas si différentes de celles que l’on utilise pour le papier ou les photos. Un peu comme pour les photographies numériques, il faut tout d’abord sélectionner les documents que l’on juge importants et que l’on veut conserver à long terme. En faisant régulièrement le ménage de vos documents numériques, vous aurez ainsi davantage d’espace sur vos serveurs pour ce qui est vraiment important. Vous minimisez aussi les efforts que vous aurez à faire par la suite.
Vous pouvez choisir de stocker tous vos documents sur le même appareil, dans l’infonuagique (cloud) ou sur plusieurs appareils, mais assurez-vous de vous rappeler où ils se trouvent. Pour les archiver, suivez la même méthode de classement que vous utilisez pour vos documents papier. Vous aurez ainsi moins de difficultés à vous y retrouver. Sauvegardez vos documents dans des formats communs, qui sont très répandus à travers le monde. Ces formats ont plus de chance de perdurer. Par exemple, pour les documents textuels on préconise le format PDF; pour les images, TIFF ou JPEG.
Il est suggéré de stocker les documents numériques sur au moins deux supports différents, à des endroits différents, pour s’assurer d’avoir une copie de sauvegarde. Pour l’instant, le support conseillé est le serveur externe. Cependant, il ne s’agit pas seulement de stocker vos données sur ce serveur. Il est recommandé d’ouvrir tous les documents qui s’y trouvent au moins une fois tous les deux ans afin de s’assurer de la mise à jour des formats dans lesquels ces documents ont été sont enregistrés. Sinon, vous risquez de ne plus être capable de les ouvrir dans quelques années.
De plus en plus de gens se dirigent aussi vers l’infonuagique, un outil attrayant lorsque l’espace de nos serveurs est limité. Assurez-vous par contre de bien lire la documentation concernant ce service infonuagique. Restez-vous propriétaire de vos documents ou non? Si vous souhaitez détruire un document, est-ce qu’il sera réellement détruit ou sera-t-il toujours disponible quelque part sur un serveur? Le serveur du fournisseur est-il au Canada ou dans un autre pays? Si le serveur est à l’étranger, ce sont les lois de ce pays qui s’appliquent à vos documents. Quel impact cela aura-t-il sur la protection de vos données personnelles?
Mais rassurez-vous, de plus en plus de compagnies prennent conscience de l’importance de la conservation à long terme de nos documents numériques. Nous aurons bientôt davantage d’outils à notre disposition.
Numérique = trou de mémoire?
